Sebuah konser dihadiri puluhan ribu orang.
Sebuah pameran menggunakan ratusan booth.
Sebuah konferensi membutuhkan transportasi, listrik, katering, dekorasi, dan berbagai fasilitas pendukung.
Sebuah festival menghasilkan sampah dalam jumlah besar hanya dalam beberapa hari.
Event memang dapat memberikan manfaat ekonomi dan sosial yang besar. Namun di sisi lain, kegiatan tersebut juga dapat menimbulkan berbagai dampak terhadap lingkungan dan masyarakat.
Mulai dari penggunaan energi, konsumsi air, sampah, emisi transportasi, penggunaan material sekali pakai, hingga dampak terhadap komunitas di sekitar lokasi.
Pertanyaannya:
Bagaimana sebuah event dapat tetap sukses tanpa mengabaikan aspek lingkungan, sosial, dan ekonomi?
Salah satu standar yang dirancang untuk kebutuhan tersebut adalah ISO 20121 – Event Sustainability Management Systems.
Standar ini membantu organisasi mengintegrasikan prinsip keberlanjutan ke dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengelolaan event.
Yang menarik, ISO 20121 tidak hanya berbicara mengenai "event ramah lingkungan".
Pendekatannya jauh lebih luas karena mempertimbangkan dampak lingkungan, sosial, dan ekonomi secara bersamaan.
Apa Itu ISO 20121?
ISO 20121:2024 – Event sustainability management systems — Requirements with guidance for use merupakan standar internasional untuk membantu organisasi mengelola keberlanjutan dalam penyelenggaraan event.
Standar ini dapat diterapkan pada berbagai jenis event, mulai dari kegiatan berskala kecil hingga event besar seperti konferensi, festival, konser, pameran, kegiatan olahraga, dan berbagai kegiatan lainnya.
Tujuannya adalah membantu organisasi mengidentifikasi dan mengelola dampak keberlanjutan dari event secara sistematis.
Sederhananya:
ISO 20121 membantu perusahaan dan penyelenggara event membuat acara yang tidak hanya sukses secara bisnis, tetapi juga lebih bertanggung jawab terhadap lingkungan dan masyarakat.
Mengapa Event Perlu Memperhatikan Sustainability?
Sebuah event melibatkan banyak aktivitas.
Ada venue.
Ada listrik.
Ada transportasi.
Ada makanan dan minuman.
Ada dekorasi.
Ada material promosi.
Ada vendor.
Ada peserta.
Ada pekerja.
Ada pengelolaan sampah.
Semua aktivitas tersebut dapat memberikan dampak.
Misalnya sebuah event dengan 10.000 peserta dapat menghasilkan:
- penggunaan listrik yang tinggi;
- sampah makanan;
- botol plastik;
- kemasan sekali pakai;
- emisi dari transportasi;
- penggunaan air;
- material dekorasi;
- dan berbagai dampak lainnya.
Jika tidak direncanakan dengan baik, dampak tersebut dapat meningkat seiring besarnya event.
Karena itu, keberlanjutan sebaiknya tidak dipikirkan setelah event selesai.
Sustainability perlu dirancang sejak tahap perencanaan.
ISO 20121 Tidak Hanya Membahas Lingkungan
Ini salah satu hal penting yang perlu dipahami.
Ketika mendengar "sustainable event", banyak orang langsung berpikir tentang:
mengurangi sampah dan menggunakan produk ramah lingkungan.
Padahal konsep sustainability dalam ISO 20121 jauh lebih luas.
ISO 20121 mempertimbangkan tiga dimensi utama:
Lingkungan
Contohnya:
- penggunaan energi;
- penggunaan air;
- pengelolaan sampah;
- penggunaan material;
- emisi;
- transportasi;
- dan dampak terhadap lingkungan.
Sosial
Contohnya:
- kondisi kerja;
- inklusivitas;
- aksesibilitas;
- hak asasi manusia;
- keterlibatan masyarakat;
- kesehatan dan keselamatan;
- serta dampak event terhadap komunitas.
Ekonomi
Contohnya:
- manfaat ekonomi bagi masyarakat;
- penggunaan pemasok lokal;
- efisiensi sumber daya;
- keberlanjutan finansial;
- serta nilai jangka panjang yang dihasilkan event.
Pendekatan inilah yang membuat ISO 20121 berbeda dari sekadar checklist "event ramah lingkungan". ISO menggambarkan standar ini sebagai kerangka yang mengintegrasikan aspek social, economic, and environmental impacts dalam pengelolaan event.
Contoh Sederhana Event yang Lebih Berkelanjutan
Bayangkan sebuah perusahaan akan mengadakan konferensi dengan 2.000 peserta.
Tanpa perencanaan sustainability, perusahaan mungkin menggunakan:
- botol air plastik sekali pakai;
- banner sekali pakai;
- dekorasi yang langsung dibuang;
- konsumsi makanan berlebihan;
- transportasi individual;
- dan material cetak dalam jumlah besar.
Sekarang pendekatannya diubah.
Perusahaan mulai mempertimbangkan:
- penggunaan refill station;
- digital invitation;
- digital event materials;
- dekorasi yang dapat digunakan kembali;
- pemilahan sampah;
- pemilihan katering yang lebih bertanggung jawab;
- pemasok lokal;
- transportasi bersama;
- dan akses yang lebih baik bagi peserta dengan kebutuhan khusus.
Event tetap berjalan.
Peserta tetap mendapatkan pengalaman yang baik.
Namun dampak negatif yang mungkin muncul dapat dikurangi dan dikelola dengan lebih baik.
Inilah prinsip dasar sustainable event management.
ISO 20121 Dimulai dari Perencanaan
Keberlanjutan tidak seharusnya hanya menjadi tambahan pada akhir proses.
Misalnya:
Event sudah selesai.
Kemudian panitia menghitung jumlah sampah.
Itu memang berguna.
Namun pendekatan yang lebih baik adalah mempertimbangkan sustainability sejak awal.
Mulai dari:
Konsep Event
↓
Pemilihan Venue
↓
Pemilihan Vendor
↓
Pengadaan Material
↓
Transportasi
↓
Pelaksanaan Event
↓
Pengelolaan Sampah
↓
Evaluasi
Dengan pendekatan tersebut, sustainability menjadi bagian dari keseluruhan siklus event.
Memilih Venue Juga Berpengaruh
Venue merupakan salah satu keputusan penting dalam penyelenggaraan event.
Perusahaan dapat mempertimbangkan berbagai faktor seperti:
- akses transportasi;
- penggunaan energi;
- penggunaan air;
- fasilitas pengelolaan sampah;
- aksesibilitas;
- kapasitas;
- dan dampak terhadap lingkungan sekitar.
Misalnya, venue yang mudah dijangkau dengan transportasi umum dapat membantu mengurangi ketergantungan peserta terhadap kendaraan pribadi.
Artinya, keputusan sustainability tidak selalu harus berupa teknologi mahal.
Kadang-kadang, keputusan yang tepat sejak awal sudah memberikan dampak besar.
Pengelolaan Sampah dalam Event
Sampah merupakan salah satu persoalan yang mudah terlihat dalam sebuah event.
Bayangkan festival dengan ribuan pengunjung.
Dalam beberapa jam saja dapat muncul:
- botol plastik;
- gelas;
- kemasan makanan;
- sisa makanan;
- kertas;
- material dekorasi;
- dan berbagai jenis sampah lainnya.
Karena itu, penyelenggara perlu memikirkan pengelolaan sampah sejak tahap perencanaan.
Pendekatannya dapat dimulai dari:
Reduce → Reuse → Recycle
Bukan hanya:
"Bagaimana membuang sampah setelah event?"
Tetapi:
"Bagaimana mengurangi sampah sejak awal?"
Katering Juga Bagian dari Sustainability
Makanan merupakan bagian penting dalam banyak event.
Namun katering juga dapat menghasilkan dampak lingkungan.
Contohnya:
- makanan terbuang;
- penggunaan kemasan;
- penggunaan air;
- penggunaan energi;
- transportasi bahan makanan;
- dan material sekali pakai.
Penyelenggara dapat mempertimbangkan berbagai pendekatan seperti pengelolaan jumlah makanan, pemilihan pemasok, pengurangan material sekali pakai, serta pengelolaan sisa makanan.
Dengan demikian, sustainability tidak berhenti pada dekorasi atau venue.
Setiap bagian dari event dapat menjadi bagian dari strategi sustainability.
Transportasi dan Emisi
Transportasi peserta, pembicara, vendor, dan pekerja dapat memberikan kontribusi terhadap dampak lingkungan.
Semakin banyak peserta menggunakan kendaraan pribadi, semakin besar potensi emisi transportasi.
Karena itu, penyelenggara dapat mempertimbangkan:
- lokasi yang mudah dijangkau;
- transportasi umum;
- shuttle bus;
- carpool;
- komunikasi mengenai opsi transportasi;
- dan pengaturan perjalanan yang lebih efisien.
Langkah sederhana seperti ini dapat menjadi bagian dari strategi sustainability event.
Bagaimana dengan Vendor?
Event biasanya melibatkan banyak pihak.
Ada:
- event organizer;
- vendor dekorasi;
- katering;
- percetakan;
- penyedia sound system;
- transportasi;
- keamanan;
- cleaning service;
- penyedia venue;
- dan berbagai supplier lainnya.
Karena itu, keberlanjutan event tidak hanya bergantung pada penyelenggara.
Vendor juga berperan.
Perusahaan dapat memasukkan pertimbangan sustainability dalam proses pemilihan dan pengelolaan supplier.
Misalnya dengan mempertimbangkan:
- praktik lingkungan;
- kondisi kerja;
- penggunaan material;
- pengelolaan limbah;
- dan kemampuan vendor memenuhi persyaratan sustainability event.
Stakeholder Juga Perlu Dilibatkan
Event tidak hanya berdampak kepada panitia dan peserta.
Ada banyak pihak lain yang dapat terkena dampaknya.
Misalnya:
- masyarakat sekitar;
- pemerintah daerah;
- vendor;
- pekerja;
- sponsor;
- pelanggan;
- peserta;
- dan komunitas lokal.
Karena itu, penyelenggara perlu memahami kebutuhan dan harapan berbagai stakeholder.
Contohnya:
Sebuah festival diadakan di kawasan pemukiman.
Jika tidak dikelola dengan baik, masyarakat sekitar dapat terganggu oleh:
- kebisingan;
- kemacetan;
- sampah;
- atau aktivitas event lainnya.
Dengan melibatkan stakeholder sejak awal, potensi konflik dapat dikurangi dan manfaat event bagi komunitas dapat ditingkatkan.
Event yang Berkelanjutan Harus Memberikan Legacy
Salah satu konsep menarik dalam ISO 20121 adalah positive legacy.
Event seharusnya tidak hanya menghasilkan manfaat selama acara berlangsung.
Tetapi dapat meninggalkan dampak positif setelah event selesai.
Misalnya:
- peningkatan ekonomi masyarakat lokal;
- peningkatan keterampilan tenaga kerja;
- penggunaan fasilitas yang tetap memberikan manfaat;
- peningkatan kesadaran lingkungan;
- atau manfaat sosial bagi komunitas.
Dengan demikian, keberhasilan event tidak hanya diukur dari:
"Berapa banyak orang yang datang?"
Tetapi juga:
"Apa yang ditinggalkan event setelah selesai?"
Bagaimana ISO 20121 Membantu Penyelenggara?
ISO 20121 memberikan kerangka sistem manajemen yang membantu organisasi mengelola sustainability secara lebih terstruktur.
Secara sederhana, organisasi dapat melalui proses:
Identify → Plan → Implement → Monitor → Evaluate → Improve
Artinya:
Identify
Mengidentifikasi dampak sustainability yang relevan.
Plan
Menentukan tujuan dan rencana untuk mengelola dampak tersebut.
Implement
Menjalankan rencana sustainability dalam operasional event.
Monitor
Memantau apakah program berjalan sesuai rencana.
Evaluate
Menilai hasil yang diperoleh.
Improve
Melakukan perbaikan untuk event berikutnya.
Dengan demikian, sustainability bukan sekadar kampanye.
Sustainability menjadi bagian dari sistem pengelolaan event.
Contoh Indikator Sustainability Event
Agar sustainability dapat dikelola, perusahaan perlu memiliki indikator yang dapat dipantau.
Misalnya:
Lingkungan
- jumlah sampah;
- persentase sampah yang dipilah;
- konsumsi energi;
- konsumsi air;
- penggunaan material sekali pakai.
Sosial
- keselamatan peserta;
- aksesibilitas;
- keterlibatan masyarakat lokal;
- kondisi kerja;
- kepuasan stakeholder.
Ekonomi
- penggunaan pemasok lokal;
- tenaga kerja lokal;
- manfaat ekonomi bagi komunitas;
- efisiensi penggunaan sumber daya.
Indikator tentu perlu disesuaikan dengan konteks dan tujuan masing-masing event.
Siapa yang Bisa Menggunakan ISO 20121?
ISO 20121 dapat digunakan oleh berbagai organisasi yang terlibat dalam perencanaan, pengelolaan, atau penyelenggaraan event.
Contohnya:
- event organizer;
- perusahaan penyelenggara konferensi;
- penyelenggara konser;
- pengelola festival;
- penyelenggara pameran;
- organisasi olahraga;
- perusahaan;
- institusi pemerintah;
- venue;
- supplier event;
- dan organisasi lain yang terlibat dalam penyelenggaraan event.
ISO menyatakan bahwa standar ini berlaku untuk event dari berbagai jenis dan ukuran, mulai dari kegiatan kecil hingga konferensi atau festival berskala besar.
Apakah ISO 20121 Hanya untuk Event Besar?
Tidak.
Ini salah satu kesalahpahaman yang cukup umum.
ISO 20121 tidak hanya ditujukan untuk Olympic Games atau event internasional.
Standar ini dapat diterapkan pada event dengan berbagai ukuran.
Bahkan event kecil pun dapat menggunakan prinsip sustainability.
Misalnya:
Seminar perusahaan → 100 peserta
atau:
Festival → 50.000 peserta
Pendekatannya tentu berbeda.
Namun prinsip dasarnya sama:
identifikasi dampak → tentukan prioritas → kelola → ukur → perbaiki.
ISO 20121:2012 atau ISO 20121:2024?
Ini bagian yang sangat penting bagi perusahaan yang sedang mencari informasi mengenai standar ini.
ISO 20121:2012 sudah tidak menjadi edisi yang berlaku.
ISO mencatat ISO 20121:2012 berstatus Withdrawn, dengan tanggal withdrawal 3 April 2024. Standar tersebut kemudian digantikan oleh ISO 20121:2024, edisi kedua yang diterbitkan pada April 2024.
Jadi, jika perusahaan saat ini ingin menerapkan standar manajemen keberlanjutan untuk event, referensi yang tepat adalah:
ISO 20121:2024
Bukan lagi ISO 20121:2012.
Apa yang Baru pada ISO 20121:2024?
Edisi 2024 memperkuat pendekatan sustainability dalam penyelenggaraan event.
ISO secara khusus menyoroti perhatian yang lebih kuat terhadap:
- social legacies;
- inclusivity;
- hak manusia dan hak anak;
- serta berbagai cara untuk menunjukkan conformity terhadap standar.
Artinya, sustainability event semakin dilihat secara menyeluruh.
Bukan hanya:
"Berapa banyak sampah yang berhasil dikurangi?"
Tetapi juga:
"Apa dampak sosial event?"
"Apakah event inklusif?"
"Apa manfaat jangka panjang yang ditinggalkan?"
Pendekatan ini membuat ISO 20121 semakin relevan dengan tuntutan sustainability modern.
ISO 20121 dan Green Event: Apakah Sama?
Tidak sepenuhnya.
Istilah green event sering lebih banyak dikaitkan dengan pengurangan dampak lingkungan.
Sedangkan ISO 20121 menggunakan pendekatan sustainability yang lebih luas.
Artinya:
Green Event → lebih berfokus pada lingkungan
sedangkan:
ISO 20121 → lingkungan + sosial + ekonomi
Inilah alasan mengapa ISO 20121 dapat menjadi kerangka yang lebih menyeluruh untuk organisasi yang ingin membangun sistem pengelolaan event berkelanjutan.
Manfaat ISO 20121 bagi Organisasi
Penerapan ISO 20121 dapat memberikan berbagai manfaat.
Mengurangi Dampak Lingkungan
Organisasi dapat mengidentifikasi dan mengelola berbagai sumber dampak lingkungan dari event.
Meningkatkan Efisiensi
Pengelolaan energi, air, material, transportasi, dan sumber daya dapat dilakukan secara lebih terencana.
Meningkatkan Keterlibatan Stakeholder
Organisasi dapat lebih sistematis dalam memahami kebutuhan dan harapan stakeholder.
Meningkatkan Reputasi
Event yang dikelola secara bertanggung jawab dapat memperkuat citra dan reputasi organisasi.
Menciptakan Dampak Sosial Positif
Event dapat dirancang agar memberikan manfaat bagi komunitas dan stakeholder lainnya.
Meninggalkan Positive Legacy
Keberhasilan event tidak berhenti ketika acara selesai, tetapi dapat dilihat dari manfaat jangka panjang yang ditinggalkan.
ISO sendiri mencantumkan pengurangan dampak lingkungan, pendekatan sustainability yang holistik, peningkatan stakeholder engagement, serta penguatan reputasi dan brand value sebagai manfaat ISO 20121.
Bagaimana Memulai Penerapan ISO 20121?
Organisasi yang ingin menerapkan ISO 20121 dapat memulainya secara bertahap.
1. Tentukan Tujuan Sustainability
Tentukan apa yang ingin dicapai dari event.
2. Identifikasi Stakeholder
Tentukan pihak-pihak yang terdampak atau memiliki kepentingan terhadap event.
3. Identifikasi Dampak
Petakan dampak lingkungan, sosial, dan ekonomi dari event.
4. Tentukan Prioritas
Tidak semua dampak memiliki tingkat kepentingan yang sama.
Tentukan aspek yang paling signifikan.
5. Susun Program
Tentukan tindakan yang akan dilakukan untuk mengelola dampak tersebut.
6. Libatkan Vendor
Pastikan supplier dan vendor memahami persyaratan sustainability yang relevan.
7. Tetapkan Indikator
Tentukan bagaimana keberhasilan program akan diukur.
8. Implementasikan
Terapkan sistem dalam seluruh proses event.
9. Evaluasi
Ukur hasil setelah event berlangsung.
10. Lakukan Perbaikan
Gunakan hasil evaluasi untuk meningkatkan event berikutnya.
Dengan pendekatan ini, setiap event dapat menjadi kesempatan untuk meningkatkan kinerja sustainability secara berkelanjutan.
Kesimpulan
Event memang dirancang untuk memberikan pengalaman dan manfaat bagi peserta.
Namun semakin besar event, semakin besar pula potensi dampaknya.
Penggunaan energi, air, material, transportasi, makanan, dan berbagai sumber daya dapat menghasilkan dampak lingkungan. Pada saat yang sama, event juga dapat memberikan dampak sosial dan ekonomi yang signifikan bagi masyarakat.
Karena itu, sustainability sebaiknya tidak menjadi sekadar slogan.
Sustainability perlu dikelola.
ISO 20121:2024 memberikan kerangka bagi organisasi untuk mengintegrasikan aspek lingkungan, sosial, dan ekonomi ke dalam pengelolaan event. Standar ini dapat diterapkan pada berbagai jenis dan ukuran event.
Mulai dari pemilihan venue, supplier, transportasi, konsumsi energi, pengelolaan sampah, hingga keterlibatan masyarakat, semuanya dapat menjadi bagian dari strategi sustainability.
Pada akhirnya, keberhasilan sebuah event bukan hanya tentang:
"Berapa banyak orang yang datang?"
Tetapi juga:
"Seberapa besar manfaat yang diberikan?"
"Seberapa kecil dampak negatif yang ditimbulkan?"
dan yang paling penting:
"Apa yang tersisa setelah event selesai?"
Dengan menerapkan prinsip ISO 20121:2024, organisasi dapat bergerak dari sekadar menyelenggarakan event menjadi membangun event yang lebih bertanggung jawab, inklusif, dan berkelanjutan.
NSM – Nasional Sertifikasi Mutu membantu organisasi memahami dan mempersiapkan penerapan berbagai standar manajemen sesuai kebutuhan organisasi, termasuk ISO 20121:2024 untuk Event Sustainability Management System.